941::blog

たまに面白いことをいうブログです

エンジニア1000人が参加した YAPC::Asia 2013 で運営事務局長として行った全てのこと

エンジニア1000人が参加したYAPC::Asia 2013の企画の話と #yapcasia 運営事務局長を4回やった振り返り という1万2000文字の目次付きポエムを書いてから3ヶ月ほど経ってしまったけど、宣言していたとおり運営としてやったことの全てを忘れる前に残しておく。読んでほしいけど1エントリにまとめたかった&ざっと羅列するのですごーーーく長いですよ。目次すら長い。

DSC06388

イベント運営をしてみたい人の参考になれば幸い。

YAPC::Asiaとは何か
YAPC::Asia 2013 運営の流れ
YAPC::Asia 2013 運営の指揮のとりかた
やったことの実例
- 2012反省点まとめ&次回やりたいことのメモ
- YAPC::Asia2013 キックオフメモ
- スポンサー向け提案資料の作成
- フライヤーの作成
- 企画時点から手伝ってもらうコアスタッフにお願いしたこととタスク管理の仕方
- 会場の下見と選定と申し込み
- ゲストスピーカー選定
- 同時通訳、Wi-fi設置
- オフィシャルフォト用のカメラマンへ撮影依頼
- 公式サイトを含むデザイン関連
- イベントのβ登録システム作成
- トークの申し込みシステム構築
- パネルセッション登壇者声がけ、ワークショップ企画検討、ランチセッション企画検討
- 過去スポンサー企業へメールで連絡→都度お邪魔して説明のスポンサー行脚(音声入り)
- 個人スポンサー企画検討
- Tシャツのデザイン、発注
- チケット発売開始
- スポンサー向けメニューの締め切り、全体調整
- ベストスピーカー賞の検討、確定
- 関連イベントリストページの作成
- ボランティアスタッフキックオフ飲み会
- 遠方からの参加者支援制度
- ぼっち対策企画
- イベント成功祈願
- リマインド各種
- スタッフが知っておくべき注意事項、スタッフ配置など印刷
- 送付物、持っていくもの、スポンサー参加者など、リストにして細かくチェック
- イベント当日
- イベント後、参加者の感想まとめ
- イベント後、動画の編集
謝辞


YAPC::Asiaとは何か


YAPC::Asia は Perl というプログラミング言語の年に一度のお祭り。元々はプログラマが自分たちで行う草の根活動的なカンファレンスだったのだけど参加者も増え、Perl だけではなくインターネットに関わる全てのエンジニアが楽しめるお祭りになっている。

自分自身はプログラミング経験がなくプログラマではないけれど、昔から Perl 界隈のプログラマと付き合いが深くPerl 界隈の文化が好きで何かしら協力したいなと思っていて、色々と手伝わせてもらっている。YAPC::Asia は業務の一環としてやっていたので年間の半分くらいは延々と運営業務をおこなっていた。いわゆるイベント運営専任として関わった。

基本的には自分が運営事務局長という形でイベントの企画や運営のフロント部分を担当、JPA代表理事である牧さんがお金まわりとスピーカー選定やシステム面の統括という形で、櫛井&牧の二人が前面にいる+コアスタッフに細々とタスクをふって担当してもらうというスタイルだった。自分がかなりのタスクを担当してしまったので「頭が代わってもすぐに動き出せる体制」には出来なかったのは反省点でもある。(ちなみに来年以降はまた違う体制となるので今回紹介する内容を誰かが引き継ぐというわけではない)


YAPC::Asia 2013 運営の流れ


やったことをまずは時系列で項目として羅列。イベントとしては4回目なので個人的には例年通り+αくらいの物量。

2012年
・10月 YAPC::Asia2012の運営打ち上げ&2013開催決定
・11月 まずは2012の反省点まとめ&次回やりたいこと検討
   ↓スポンサーメニュー検討&企画概要まとめの作成
2013年
・1月 上記内容を提出しJPAの承認をもらう、以降毎週水曜は運営定例
・1月 スポンサー向け提案資料&プラン概要 を作成
・1月 宣伝用チラシ(フライヤー)を発注、確認、印刷、受け取り
・1月 企画時点から手伝ってもらうコアスタッフの確定、役割分担決め。以降毎月第一水曜はコアスタッフ定例
・2月 企画確定、スポンサー向け資料とサイトデザインを発注
・2月 会場を3件下見・選定
・2月 ゲストスピーカー選定・調整
・2月 同時通訳、Wi-fi設置について見積もり依頼
・2月 開催日程と会場決定、JPA公式ブログで告知
・2月 会場への提出書類などのまとめ
・2月 オフィシャルフォト用のカメラマンへ撮影依頼
・3月 サイトデザインの確定、ティザーサイトからの切り替えタイミング確定
・3月 サイト切り替え&イベントのβ登録システム作成&YAPC::Asia 2013 公式ブログスタート
・3月 トークの申し込みシステムを裏側で作成
・3月 スポンサー向け資料完成
・3月 パネルセッション登壇者声がけ、ワークショップ企画検討、ランチセッション企画検討
・3月 運営陣のスケジュール策定、会場のテーマを検討
・3月 過去スポンサー企業へメールで連絡→都度お邪魔して説明のスポンサー行脚
・3月 個人スポンサー企画検討
・4月 ゲストスピーカー発表、会場での必要資材の調達
・5月 トーク申し込みシステム稼働&トーク応募開始
・5月 ボランティアスタッフ募集開始
・5月 会場飾り付けの確定&会場への確認&コアスタッフ内での手配分担
・5月 個人スポンサー特典決定
・5月 Tシャツ、ネックストラップ発注
・5月 デザインが発生するものまとめ&発注
・6月 チケット発売開始
・6月 スポンサー向けメニューの一次締め切り、全体調整
・6月 ベストスピーカー賞の検討、確定
・6月 Wi-fi設置について確定、各所調整
・6月 公式TシャツのデザインについてスポンサーとMTG
・7月 YAPC::Asia 2013 関連イベントリストページ作成
・7月 トークセッションの概要と登壇者決定
・7月 ボランティアスタッフキックオフ飲み会
・7月 遠方からの参加者支援制度発表
・7月 トーク申し込み締め切り
・7月 ぼっち対策企画の内容決定
・7月 前夜祭幹事決定
・8月 LT応募フォーム、ベストスピーカー投票システムの作成
・8月 ランチセッション用のお弁当手配
・9月 投票システムのテスト
・9月 イベント成功祈願エントリ
・9月 Tシャツ枚数確定
・9月 YAPC::Asia 開催
関連エントリまとめの作成
・スポンサー各社へのお礼
・動画編集

YAPC::Asia 2013 運営の指揮のとりかた


羅列したものを見ると、やることが多すぎてワケがわからなくなりそうだけど基本的には「最終的にアウトプットするもの」を洗い出して公開日を設定してリスト化し、それを逆算していくという形でまずはスケジュールをひいて優先度が高いものから検討をしていく。

とはいえイメージ出来ないと思うので、一番最初の時点ではこのくらいのことが決まっている。

・テーマは「エンジニアの、エンジニアによる、エンジニアのためのお祭」
Perl 以外の言語のコミュニティも歓迎していきたい
・予算は1100万
・参加者は1000人超えたい
・開催日は9月か10月の木金土

そして、前年の公式ブログのCMSを見て大体のアウトプット目安を思い出してざっくりスケジュール感を出してみる
・3月27日 開催告知
・4月11日 協賛スポンサー募集
・5月17日 ボランティアスタッフ募集
・5月23日 チケット発売と個人スポンサー募集開始
・6月1日 スピーカー募集開始
・8月14日 みどころ紹介(チケット販売テコ入れ)
・9月6日 参加予定の方へのアナウンス
・9月20日 ランチ交流企画のお知らせ(チケット販売テコ入れ)

これをざっと見ていると、どの時期に何が決まっている必要があるかがわかるので徐々にやるべきことが決まってくる。


指揮のとりかたでいうと、毎週水曜に行う自分&牧さんの「YAPCあげあげ定例」という30分ほどの進捗確認会議と、毎月水曜にランチをしながら行う「コアスタッフ定例」というのを2月から9月まで行っていて、その時に話したことをメモとしてスタッフ用のMLへ毎回投稿しておくことで関係者への「タスクの見える化」をして進捗状況の透明化をはかっている。

メリットとして、基本的には企画については自分が全て決めていたので「いつ何をするか」「いつまでに決めるか」を決めたリストの進捗状況を書き、スタッフ全員からのツッコミや「それやるのでください」という提案を受けたりして進める。決めるのは自分で判断も早く済み、「これは誰誰にやってほしい」と書いたり「誰誰さん、この件の報告をください」と指名して進めるので決まっていくスピードはとても早い。

デメリットとしては、MLを見ていないとすぐに状況が変わっていってしまうのでワンテンポ遅れると反応しにくくなっていきスタッフごとにタスク量が大幅に変わるところ。なかなか難しい。

連絡手段はいくつかあって、必要に応じて用途を分けている
IRC、相談しながら決めることやすぐに返事が欲しい時用
・櫛井+牧+コアスタッフ4人のML、コアスタッフ定例メモやタスク進捗確認用
・当日のボランティア含めたスタッフ全員が入っているML、YAPC定例メモや開催当日までの連絡用
・スタッフ全員がいるLINEグループ、開催時に使用

事前の準備に半年以上をかけ、開催の三日間が勝負となる。この半年間は「もっとよくしたい」「もっと参加者に楽しんでもらいたい」そう思い続け・考え続けて集中し続けているので結構しんどい。30人を超えるボランティアスタッフの中心となり問題解決などに奔走するが、各セクションごとにリーダーを決めてある程度おまかせする形を3年前くらいから取っているので開催中は以前と比べてよい体制になったのではないかと思う。体制の作り方などについてはまた後述。


やったことの実例


羅列したもので実際にどういった文面・内容だったか、当時のメモやメールやIRCや残っているログを掘り起こしてきた。

2012反省点まとめ&次回やりたいことのメモ


・2012年11月 まずは2012の反省点まとめ&次回やりたいこと検討
で、JPA関係者へ出した内容をそのまま。参加者からのアンケートをもとに次回の改善点などをメモしたりします。
■概要
スポンサー 33社
スタッフ  43名
セッション 63
参加者   841人

■感想エントリ
841人の参加者で159件(昨年 672人の参加者で、167件)
YAPC::Asia 2012 ブログまとめ | YAPC::Asia Tokyo 2012 http://yapcasia.org/2012/news/yapcasia-2012-blog.html

■総括
今年は「やりたかったことを積極的にやる」を出来、運営としてもチャレンジをした年になりました。全体的にスポンサーや参加者からの評判がよく、特にランチ交流企画は大変好評でした。LTソンは運営としては「場所貸し」くらいの感覚でしたが、こちらも好評でした。

来年に向けて改善したい点としては
・会場が狭く参加者には不評だったので会場変えたい
・水、懇親会のフードはもっと多めに
・英語の字幕、翻訳対応は何かしらやりたい
・交流企画は強化していきたい
・参加者アンケート、感想ブログ促進はイマイチだったので改善したい
などです。

参加者からの声で多くあった「多言語との交流」は取り込みたく、来年のテーマは「エンジニアの、エンジニアによる、エンジニアのためのお祭り」という形でやれないかなと思っています。また、スポンサー費用などは全面的に見直しを行い早めに動き出したいと思ってます。

と、色々やりたいことはありますが、ひとまずはYAPC::Asia 2012お疲れ様でした!



YAPC::Asia2013 キックオフメモ


スポンサーメニュー検討&企画概要まとめ
といった内容で「こういうことも考えてる」という内容も含めてJPAの関係者に出した内容。大枠で合意がとれれば、めでたくスタートとなる。
まとめ
予算は1100万
会場費は半分


方向性、予算ありきで考えている。
おもな収入はスポンサードフィーから。

2012の費用は750万

2012収入は900万
JPA会費(340万)
・各種スポンサー
・広告収入
・チケット(170万)

一般的に会場を借りるコストは600万
二日半で、懇親会のメシも込み。
(昨年は400万)

2013の費用目安
・会場+飲食費(600万)
・景品(80万)
・Tシャツストラップ(60万)
・写真(12万)
・Webサイト諸々(66万)
・ゲスト渡航費(50万)
・etc(90万)
956万~1000万

JPA予算 11,000,000
スポンサ  -3,400,000
---------------------------------
7,600,000
チケット -1,700,000
---------------------------------
5,900,000 ←これを捻出したい


■テーマ
エンジニアの、エンジニアによる、エンジニアのための、お祭り
ハッカーのほうがいいか)キャッチーだけどカッコよさが伝わらない。

■スポンサーにとってのYAPCで金を払う意味
・人材をとることがゴール
・採用市場
・200万で一人とれたらペイしちゃう

大手は人をとりにきてる
中小はPerlをやってますよ、仕事してるアピール
小さいところは露出

大手はCSR的な側面だと「Perlの発展に寄与している」というのはある

YAPCはネットワーキングの部分もあって結果的に人がとれてる
採用広告だせるとかそういうところに価値は感じない

ではどうするか、二日間とも飲み会があることがよいか。
誰でも参加 or 選ばれた感があるほうがいいのか。

■スポンサメニューとしてどうするか
値付け出来るネタ
・懇親会をわける【100万?】
・会場広告【100万?】
トーク枠を売る【pend】
・テーマがあるワークショップの冠【150万?】
 APIの使い方プラスそれを使ったマッシュアップ
 ビギナーワークショップ
 3日でゲームを作るコンペ
・幕間のCM【50万?】
 1日1枠
・広告諸々
・トートバッグ【50万?】
・Tシャツ【50万?】
・ストラップ【50万?】
・紙コップ
・ウォータースポンサー
 アドオンにする?
・椅子ポンサー



■会場キャパシティについて
メイントラック(400人~)
トラックA(100人~200人)
トラックB(100人~200人)
ワークショップ(10人~20人)ワークショップ(30人~50人)
の4トラック同時でやりたい

■やりたいこと
・同時通訳
 やるなら同時通訳
 人と機材どのくらいか見積もったところ二日で150万


■ゲスト候補
セバスチャンリーデル
ダミアンコンウェイ
リカルドサインズ
ikebeさん

■多言語でいうと…
matzさんとか
ブラッドフィッツ…

■スケジュール
1月16日 大枠

2.X

3.X
昨年興味を持ってもらった ※※さん(結果的にダメだったので非公開)に真っ先にスポンサーメニューを見てもらい検討をしてもらいたいので3月15日には完成させたい。


1月中に企画大枠決定、デザイン開始


運営スケジュール
時系列で
3月19日
・公式サイト本番化
・公式ブログ 開催告知

3月末
・スポンサー向け媒体資料完成&送付
・公式ブログ パンフレット配布します告知


keynote、メインゲストの発表
・公式ブログ スポンサー募集告知
・企画まわりFIX、予約など
・スポンサーまわり&ノベルティ募集

5月20日
トーク募集開始
・ボランティアスタッフ募集


・チケットシステムの構築

6月20日・チケット販売開始
・懇親会の参加応募
・投票システム構築
・スポンサーまわり兼紹介用の撮影


時期未定
・ボランティアスタッフ飲み会


検討中
・遠方支援
・同時通訳の告知



スポンサー向け提案資料の作成


1月から着手して、3月に完成した資料の作成依頼メールはこんな内容。申し込みがゼロだったり諸事情でボツになった幻の企画もありますな。一旦これで組んでもらって、ラフを見ながら文量の調整をしたり写真の差し替えをしたりしてもらう。こういった内容でメールをしている。実際は各メニューに金額が入っていたけれど割愛。
表題の件、最終版として以下でいきたいと思っています。

まず、全体で6P構成にしたいと思っています。
各ページについて、以下ご確認ください。

■2枚目
当初は 100 人くらいの規模で開催されていましたが、Perl という言語だけのためのカンファレンスではなく Web に関わる全ての技術を巻き込みながら成長を続け、2012 年には参加者が 800 名を超すエンジニアが 参加するカンファレンスとなりました。今年は学生の参加を広く呼びかけ、参加者1000名を目標としております。スポンサー企業と参加者との交流の場として今年も盛り上げていきたいと考えております。是非、YAPC::Asia 2013へのスポンサードをご検討くださいませ。

開催概要の項目を追加
・開催日時 2013年9月19日(木)~21日(土)
・開催場所 慶應大学 日吉キャンパス 協生館
・主催 一般社団法人 Japan Perl Association
・参加者数 1000名(目標)

で全体のバランスとっていただけますか?


■3枚目
過去のYAPC::Asiaの様子、という内容で写真とテキストを掲載お願いします。

懇親会スポンサーをいただいた企業様に乾杯の挨拶を行なっていただきました
画像URL

公式パンフレット、各種ノベルティはトートバッグに入れ全参加者に配布されます
画像URL

オリジナルうまい棒の配布を行なっていただきました
画像URL

会社ロゴ入りのミネラルウォーターを配布いたしました
画像URL

会場の椅子に広告を貼る「椅子ポンサー」はこのようになりました
画像URL


■4枚~6枚目
スポンサーメニュー
以下の注意書きを最初に追加お願いします

※スポンサーが揃わなかった場合、企画を取りやめる場合もございます
※複数メニュー申し込みでのディスカウント等おこなう予定です
※お申込みは4月15日からの先着順とさせていただき、5月30日にて
 一旦締め切らせていただく予定です


メニューは以下の並びでお願いします。

* YAPCサポーター【一口10万円】から上限なし
公式サイト・パンフレットへのロゴ掲載、公式サイト上でのスポンサーページ掲載イベント内でのノベルティ配布権利等が得られます。また、メイン会場付近に設置予定の縁日ブースに飾られる予定の提灯に企業名を掲載させていただきます。
 ご用意いただくもの:ロゴデータ、URL

* 幕間のCM × 4枠
ワークショップ会場を除く全ての会場にて、プレゼン開始前の空き時間に御社指定のムービーやスライド等を表示いたします。1日目、2日目の2枠ございます。
 ご用意いただくもの:動画、プレゼン資料、静止画のいずれか

* トートバッグ × 1枠
パンフレット、協賛各社のノベルティ等を入れ、入場時に参加者全員へ配るトートバッグに指定デザインを入れていただけます。トートバッグのデザインは事前に確認させていただく予定です。
 ご用意いただくもの:印刷済みトートバッグ1000個(仮)

* 参加者シールスポンサー x 1枠
参加者全員がイベント開催時に携帯しているネックストラップに付属する紙に、自分の名前・IDを記入した上使用している言語や興味がある分野がわかるようシールを貼っていただけるようにいたします。その紙の一部と、シールの台紙に御社指定デザインを印刷いたします。
 ご用意いただくもの:画像データなど

* パンフレット広告 x 6枠
参加者全員に受付時に配布する公式パンフレットに広告を掲載していただけます。内容は求人、プロダクト宣伝、問いません。(内容は事前に確認させていただく予定です)
 ご用意いただくもの:画像データ

* Tシャツ × 1枠
参加者のうちの希望者へ配布するイベント公式ロゴ入りTシャツに御社ロゴまたは指定デザイン(アイコン程度)を入れていただけます。
 ご用意いただくもの:プリント済みTシャツ(600枚)(仮)

* バックパネル広告 ×6枠
御社指定ロゴを登壇者の後ろに用意いたします。全ての会場の講演台の後ろに設置するため、動画・写真等で必ず残ります。
 ご用意いただくもの:画像データ

* ウォータースポンサー【15万円】x 1枠
会場内に設置するフリードリンクエリアにて御社指定のペットボトルを配布か、運営側で用意した飲料水を飲むために使用する紙コップに御社指定デザインを印刷いたします。 
ご用意いただくもの:紙コップの場合、画像データ。または600?1000本ほどのペットボトル

* Wi-fiスポンサー x 1枠
参加者の多くが利用するWi-fiですが今年は利用会場に設備がありませんのでYAPC運営で準備をする予定です。会場受付から続くフォワイエ、メインホール内の2箇所で利用できるWi-fiに御社指定のSSIDとパスワードをご指定いただけます。Wi-fi利用者が必ず目にし入力をするものとなります。例えばSSIDは御社名、PWは製品名などを設定していただけます。
 ご用意いただくもの:SSID名、パスワード文字列(文字数制限があります)

* 屋台スポンサー(企業ブース) x 4枠
今までは企業ブースを出展できるようにしても参加者のニーズとマッチしないのでは?という懸念がありました。しかし、今年は「YAPC::Asiaはお祭り」ということに着目し受付周辺を「縁日」のような雰囲気にする予定でおります。お祭りの屋台をご用意いたし
ますので自由にお使いください。基本的にはご担当者さまに常駐していただきます。
 ご用意いただくもの:配布物、屋台にセッティングする配布物等

* のぼりスポンサー x 10 枠
祭りといえば屋台、提灯、のぼりです。御社指定デザインののぼりを設置いたします。
 ご用意いただくもの:画像データ

* ガチャガチャスポンサー x 6枠
フォワイエに設置するガチャガチャコーナーに、ガチャガチャ本体を設置していただけます。ガチャガチャは有料、無料、どちらでも結構です。
 ご用意いただくもの:ガチャガチャ本体、内容物

* 椅子ポンサー:メイン会場 x 1枠
メイン会場で使用する椅子の背部分に広告を設置いたします。
 ご用意いただくもの:印刷済み広告

* リアルタイム「行ってきた!」 x 2枠
企業のオフィス紹介ブログとしてインターネット界隈で注目されている「941::blog」の同コーナーをリアルタイムでプレゼンいたします。開催時間はメインホールで行われる最も視聴率が高いLTの開催前20分で行います。事前に取材をさせていただき、プレゼン内容をご確認いただきながら進めていく予定です。当日はご担当者様と一緒にプレゼンする形でも、櫛井一人でのプレゼンでもどちらでも結構です。1日目と2日目の2回行います。
 ご用意いただくもの:取材協力をお願いいたします

* ランチセッション x 4枠
ランチタイム時にお弁当を無料配布する「ランチセッション」の時間にプレゼンをしていただけます。参加者は学生を優先した時間となります。プレゼン時間は15分で1日に2枠となります。
 ご用意いただくもの:プレゼン資料、プレゼンター

* 懇親会スポンサー x 2枠
多くのエンジニアが集い交流する懇親会を前夜祭と1日目に開催いたします。懇親会のスポンサーとして紹介すると共に、1日目の懇親会スタート時にはプレゼン時間を5分程度設定いたします。
 ご用意いただくもの:プレゼン資料

* 椅子ポンサー:サブ会場 x 2枠
サブ会場(イベントホール、多目的教室のいずれか)で使用する椅子の背部分に広告を設置いたします。
 ご用意いただくもの:印刷済み広告

* ワークショップの冠スポンサー x 1枠
専用に準備した会場にて、参加型のワークショップを開催していただけます。
- APIの使い方プラスそれを使ったマッシュアップ
- ビギナーワークショップ
- X日で○○を作るコンペ
など、開催内容は自由に設定していただくことが可能です。
 ご用意いただくもの:企画と連動したもの、ワークショップ時の運営スタッフ



フライヤーの作成


・1月 宣伝用チラシ(フライヤー)を発注、確認、印刷、受け取り
の部分。基本的には昨年作ったものがあったのでそれをベースに変更する方針。メールでやりとりをして、PDFで確認をして最終的には1000枚のフライヤーを送ってもらう。
フライヤーの文言ですが、変更部分のみお送りします。

表面の一番おおきな黄色地部分

YAPC::Asia は Perl のお祭です!

YAPC::Asia は エンジニアのお祭です!

裏面は変更する部分のみ送ります。ほかはママで。

どんな人が参加するの?
YAPC は元々 Perl のカンファレンスですので Perl に興味のある人が参加する傾向が強いですが、YAPC::Asia Tokyo に限らず、YAPC は「講演を聞きに行くイベント」ではなく、「様々な技術者と直接交流するためのイベント」 としての傾向が強く、カンファレンスというよりお祭り色が強いイベントと言えます。このため、参加者も実に多岐に渡り、Perl というくくりだけで判断すると良い意味で期待を裏切られるかもしれません。
これまでも PHP, Python, Haskell, Javascript などの他言語の発表の他、システムを運用するためのティップス、エンジニアのマネジメントなど、Perl は関わってくるものの、主題ではないトークが多数発表されてきました。もしこれを読んでいるあなたがこれまで「YAPC は聞いたことあるけど、Perl を知らないと面白くないのでは?」と思っていたのであれば、是非一度参加をご検討ください。


YAPC に参加しよう!
Perl は書いたことないし、知り合いもいない」そんな不安もあるでしょう。しかし、この YAPCPerl という言語だけのためのカンファレンスではなく、Web に関わる全ての技術を巻き込みながら成長をしている Perl というコミュニティのお祭り会場となっています。最初の一歩は敷居が高いかも知れませんが「エンジニアとしてインターネットを作っていきたい」そう思っている人ならば誰でも楽しめるお祭りです。
YAPC は毎年 9 月か 10 月くらいに開催されます。開催場所や毎年かわる豪華なゲストスピーカーなどの情報は公式サイトhttp://yapcasia.org をチェックしてください。学生の方は参加費無料です。

最終的に出来たものがこちら。技術系イベントなどで配布した。サイズはB5サイズ。
FIX_YAPC_flyer_1FIX_YAPC_flyer_2



企画時点から手伝ってもらうコアスタッフにお願いしたこととタスク管理の仕方


YAPC::Asia 2013では4人にコアスタッフとしてお手伝いしてもらった。みんな本業もありつつ手伝ってもらう形だけど、企画段階からなので半年の長期に渡って動いてもらえて感謝。誰にお願いしようか、というところは牧さんと自分で過去一緒にスタッフをやって「この人がいいのでは?」という人に声をかけたカンジ。(そしてなんと全員OKしてくれた)

分担はあまり細かく考えておらず状況次第でタスクを降るというスタンスでいたものの最終的には
・伊藤さん チケット販売関連まるっと
・熊谷さん 会場設営関連の発注関連こまごま
・鳥居さん 公式サイト、システム構築、前夜祭関連の発注
・太田さん レンタル、購入関連の見積もりから発注、業者とのやりとり
という大枠での役割がなんとなく出来上がった。

タスク管理はタスクが山ほどありつつもMLでのやりとりだけでは足りなくなるので、なにを誰がやるのか、今どういうステータスか、というのはGoogleスプレッドシートを作ってザックリ管理していた。(本当はITS的なものとかWiki的なものとかも使おうと思っていたけどオーバースペックなのでスプレッドシートを自分が管理して進捗確認することで事足りた)

一部伏せてるけどこんなかんじ。塗りつぶしは完了扱い。
YAPC__Asia2013_TODO




会場の下見と選定と申し込み


2012を開催した東京大学さんの会場もとてもよかったものの、参加者1000人を想定するとキャパシティ的に無理があるというわけで過去にも候補にあがっていた会場を下見。まず会場が決まらなければ動き出せないことも多いので優先度は最高。

三日間開催、1000人参加の技術系イベントをする会場の条件としていた項目はこのように考えていた。上にあるものほど優先順位は高い。

・メインホールの収容人数が400名以上
・サブホールは2つ以上か
・サブホールの収容人数が100名以上
・懇親会の開催が可能か、どのような形か
・会場+飲食費を600万に収められるか
・メインホールとサブホールの移動が簡便か
・9月または10月の木金土で会場をおさえられるか
Wi-fi設備はあるか、または設置可能か
・駅からのアクセスがよいか
 --ここからはオプション的に「あればいいな」程度--
・周辺に飲食店はあるか
・荷さばきが容易か
・担当スタッフの対応、会場側の連携に問題はないか

上記の条件を意識しつつWebで適当に調べてよさそうなところの公式サイトのフォームから下見の予約をおこない民間の大型イベントホールを2つ下見するものの、微妙に条件にマッチしない。(メインホールはよいがサブホールが微妙、ケータリングの選択肢が少ないなど)。そしてこれは交渉次第ではあるけれど民間のイベントホールだと会場費のコストがかなりかかってしまう。「やはり大学などはかなり会場費がおさえらえるねぇ」という話が何度も出るほどに大学の会場というのは安い。ヘタをすると数百万単位なのに会場費だけで倍くらい差がでる。

そんなことを言っていて最後に下見させてもらったのが、コアスタッフの一人の母校である慶應義塾大学さんの日吉キャンパス協生館。卒業生の紹介ということを差し置いても素晴らしい会場だったので即決で「ここ!ここにしましょう!すぐ申し込みしましょう!」と下見段階で言うほどだった。(なんせチェック項目をほぼ全てクリアしている)

余談だけどイベントホールを借りる時にはポイントがあって、民間の場合は企業での付き合いが過去にあると交渉しやすい。今後も利用したいといった場合も含めると単純に金額面での調整になるのでやりやすい。 一方、大学など学校の施設を借りる時は費用面に関しては元から結構安いのであまり問題にはならず、どちらかというと「教授とのコネクションがどの程度あるか」というのがおさえるべきポイントとなる。そもそも教授のOKなどがないと会場を借りる申し込みすら出来ないことがある世界なので、その施設において影響力のある教授と事前に話をしておけるかどうかは大事になってくる。


会場への申込み書には使用理由や期間などを記入するのが一般的だけど、今回は協生館の中にあるけど管理が別となっているエリアも同時に借りることにしたので同時に申し込みを行った。(少しややこしいけど、懇親会を行った会場は慶應大学ではなく飲食店として別のお店の管理だった)
申し込みが終わり、会場貸与の許可が降りたら所轄の消防署へイベント届け出を提出。日吉から近くの駅だったけれど徒歩20分のところにある警察署へ行ったところ「あー、これ消防署だね。歩くと遠いけど頑張って」って言われて心が折れてタクシーで向かったのはいい思い出。

そうそう、イベント保険というのがあるのでそれの手配も忘れずに。階段で誰かが転んで怪我とかしても保険である程度どうにかなる。



ゲストスピーカー選定


ここは牧さんにまるっとおまかせしちゃっているんだけど、基本的には
トークに応募してもらう
・そのトークへのいいね!ブクマなどを指標にざっと選出
・内容がかぶっているものなどを調整
トーク順、場所の調整
といった流れになっているはず。


同時通訳、Wi-fi設置


同時通訳は何年も前からやりたいと思っていて、2013で具体的に見積もりをとってみた。大手2社に聞いてみたところ同じような金額を提示され、やりたかったけれど結局予算が合わず諦めた。

Wi-fi設置については「メインホールと受付周辺のエリアをカバー、三日間、同時接続500人」という内容で見積もりを1社お願いしたのと、近しい方に同じ条件にて知り合い価格で見積もりを出してもらうものの会場の広さや人員コストなどでどうしても値段は下がらず100万円からという話だった。

しかし、牧さんのツテで「LLイベントなどでWi-fi設置の実績があるチームの方に相談出来るかも」という話が浮上し、おおそれでは是非お願いします!なんて言ってたらホントにやっていただけることになって後はまるっと牧さんにおまかせした。費用はなんと回線費用など最低限の実費だけでよいという話で、ホントに神なんじゃないかと思った。こちらはすばらしい記事があがっているので是非そちらを見てほしい。
1,000人超の大規模開発者イベント「YAPC::Asia Tokyo 2013」を支えたネットワークインフラ構築の舞台裏~プロフェッショナルのボランタリーが生み出したチカラ|gihyo.jp … 技術評論社


オフィシャルフォト用のカメラマンへ撮影依頼


毎年恒例、お願いしているプロカメラマンの八木竜馬さんへメールで連絡。素晴らしいクオリティと安定感でYAPC::Asiaの公式フォトを何年も支え続けてくれている超絶プロカメラマン。

これは全部終わった打ち上げの席での自分&八木さんという謎の一枚。
DSC02478

八木さんについての詳細は牧さん渾身のこちらのエントリを。
YAPC::Asia Tokyo 2013: 八木竜馬という男を紹介しておきたい。 : D-7 <altijd in beweging>



公式サイトを含むデザイン関連


YAPC::Asiaではサイトを含めたデザインを2008くらいからデザイン24℃のコバヤシさんにずーっとお願いしている。過去の蓄積が多いので、ある程度は物量も見えやすく多くの注文はしない。あがってくるデザインはクオリティが高く、意思を汲み取ってパターンを提案してくれるため発注する側としてはとてもありがたい。

発注する際、一番先に決めるのはその年のテーマとモチーフとするもの。2013では「エンジニアの、エンジニアによる、エンジニアのためのお祭」というテーマがすでに決まっており、モチーフは
・アジアっぽい(YAPC::Asiaだから)
Perlに関連している
・プログラミングに関連している
のいずれかで例年悩むものの、今年は「お祭り」というテーマと、YAPC::Asiaが「8」回目という理由で「8」に似ていて「お祭り」感がある「ダルマ」をモチーフに決定。それを伝えていくつかパターンを出してもらい、微調整の後にアイコンを含めたその年のロゴが決まる。

ロゴが決まればデザインの発注。大きなもの、公開日が先のものが先に進んで、次に確認に時間が必要なものときて、使う日が遅いものが最後となる。
・公式サイトデザイン
・サイト構築(MTでの環境設定含む)


順番は前後するけど、フライヤーと一緒に諸々依頼したときはこういうかんじだった。
さて、制作物ですが私の方からテキスト等お渡ししようと思います。

YAPC::Asia フライヤー
・スプラッシュページ
・スポンサー向け資料


という認識でいいですよね。


大枠として今決まっている事としては、今年のテーマはこれです。
  for the engineer by the engineer of the engineer
  エンジニアのエンジニアによるエンジニアのためのお祭り

Perlだけに限らない、インターネットに関わるエンジニア全ての人が
楽しめるようなお祭りにしたいという気持ちを前面に押し出したいなと。


というわけで…

YAPC::Asia フライヤー
昨年のデータをまずいただいて、修正させてください。
テキストと、画像の差し替え(2013の写真をいくつか)を
お願いするような形になるかと思います。

・スプラッシュページ
すでに決まっている今年のロゴをベースにしたデザインを作っていただいて
先ほどのテーマをどんと出した内容でお願いします。
毎年どの程度の情報を出しているのかわからないので、過去の例など
いただくことは可能でしょうか?

・スポンサー向け資料
これは一旦スケルトン組んでいただいてから進めたほうが
いいでしょうか?


以上です、宜しくお願いします!



イベントのβ登録システム作成


2013/2/27 YAPCあげあげ定例メモより
・β登録
 登録方法はスプレッドシートでもメアドは取れる
 お知らせを送るだけ、送る方法は牧さんにお任せる。
 リンクをクリックしたら解約できるように。 
 【これ早めにやりたい】

やりたかった事としては、BlogやTwitterなどはどうしても見逃しがちなので運営側からプッシュ型で配信するということをやりたかった。最終的にはサイトにフォームを用意してメールアドレスを登録してもらって、公式ブログでの告知をするのと同じタイミングでメールを一斉配信するという仕組みを牧さんに作ってもらった。

文面は自分が考えて牧さんにメールで送ったけどメーラーがおかしくて改行位置がずれるので<改行>て全ての箇所に手で入れるのが毎回本当にダルかったなあ。

このイベントβ登録システムで配信している内容でのみ毎回入れていた [運営こぼれ話] はちょっと楽しかった。あまり読まれてないだろうなーと思っていたら登録者が400名を超えていて驚いたっけ。

運営こぼれ話をちょっと紹介すると「今年の会場を紹介します」の回ではこんなかんじ。ちょっと楽しそう感、ちょっとゆるい感を出したい。
今年はまさかの展開!敷地内にお酒が飲める「Hub」があります。
いやあ、すごいですね。慶應大学さん。下見で何度か伺いましたが
メリハリのある学生生活を送っていらっしゃるようで、眩しかったです。
ちなみにローソンさんはお酒の品揃えが素晴らしかったです。


「遠方からの参加者支援制度、申し込み開始しました」では、だいぶ真面目
今年で3回目となる「遠方からの参加者支援制度」は北海道に本社を構えて
いらっしゃる株式会社スカイアーク様のご厚意で提供されています。
毎年様々な形で支援をいただいており、「今年もYAPCのスポンサードを
宜しくお願いします!」と挨拶に伺った際は「遠方支援は絶対やるって
決めてます!」と力強い回答をいただき、今回発表出来ました。
YAPC::Asia 運営としても、「なかなか東京に行くチャンスが無い」
「きっかけが欲しい」そういった方に是非使っていただきたいと思っています。
最初の一歩、踏み出してみませんか?


「ベストトーク賞の賞品決定!&トーク申し込みは本日締切!&LTソンプチ復活!」では、ついにネタ切れ
ありません!


最後となった「LT募集開始しました&懇親会は事前登録制です!」は極限を迎えてますね。。
ランチセッションの枠が埋まっていないので泣きながら告知を繰り返す日々がつらい…
追加チケットは明日にでも改めて告知出来そうです。たぶん30枚くらいはいけそうです。



トークの申し込みシステム構築


例年でいうと牧さんがモリモリ作ってくれていたけど「今年は基本的に一切コード書かない!」となったため、コアスタッフの鳥居さんが作ってくれた。基本的には例年通りのフォームを用意してもらうかんじで。

ただ、サイトのデザインは昨年と変わるので各種ソーシャルボタンの位置の調整や文言の変更などは必要になるので動作確認も行いつつチェック。公式サイトからはリンクしていない状態でテスト用のページを作ってもらって、細かい部分はIRCで話しながら。

10:26 lestrrat: kushii: トーク募集のほうどうします?
10:28 kushii: おお今日だしますか
10:28 kushii: 告知エントリ書くのと、お知らせメール書くのと、サイト側に導線だすのが必要か
10:28 lestrrat: ですねー
10:29 kushii: 16時に公開とかならいけるかもです
10:29 kushii: まぁたいした告知することもないし、さらっと出来る可能性もあるか
10:30 lestrrat: 今日無理っぽそう(というか辛そう)だったらやっぱり来週にしたほうがよくないす?
10:30 kushii: そうしますかねー
10:30 kushii: ソーシャルボタンの並びが縦なの気になるんすよね
10:30 kushii: 横にならないのかしら
10:30 lestrrat: issue! issue!
10:31 kushii: あげときまー

というかんじで、サイトに関してはやることが具体的になったらGithubでissueをあげて担当者決めて消化するという流れ。なおす人がいないままに他のところなどもモリモリ進む。サイト開発は雑談も交えつつゴリゴリ変わっていく。
12:11 kushii: トーク応募し終わったらメールとか飛ぶんでしたっけ
12:11 lestrrat: 飛ばないですね
12:11 kushii: なるほ
12:12 kushii: 何がしたいかっていうと、応募完了画面とかで「自分でソーシャルの宣伝しないと採択されないかもしれないから宣伝しなよ!」てのを伝えたいなと
12:12 lestrrat: 応募完了画面ならそれは書けばいいだけですね。
12:12 kushii: 自分が登録して採択されてないトークのページでもいいんですけど。
12:12 kushii: ああ、ですね
12:12 lestrrat: メール飛ばすならなんか仕込みますけど
12:12 lestrrat: どっちでもいいすお。
12:13 kushii: いえ、メールするほどでもないなと。
12:13 kushii: 申し込み完了してるよって意味でメールほしい人多いみたいですけどね
12:13 lestrrat: 採択されたらメール、のほうが本当はいいんだろうな。
12:13 kushii: ああ、そうですね
12:13 lestrrat: 面倒だからお知らせに変えてリストに発表、ってしてるけどw
12:13 kushii: そういう意味では疎通確認ふくめて応募時点でメールしてあげたい気はする
12:14 lestrrat: 文言案ぷりーず!
12:15 lestrrat: 自分で言ってて「ぷりーず」がウィザード風に脳内再生された
12:18 kushii: ひーすいふーどー!
12:18 kushii: いま書いてます
12:24 lestrrat: 今のyapcサイトで以上のようなダミーメールが送られるようにしましたよ
12:26 lestrrat: トークタイトルはともかく、概要とか登録した内容いる?
12:27 kushii: 複数応募した場合とかわからなくなるかなーと思いましたが、
12:27 kushii: タイトルでわかるか
12:27 lestrrat: タイトルだけで良い気がする
12:28 kushii: タイトルだけで。
12:29 lestrrat: はッ!
12:29 lestrrat: 英語いる・・・orz
12:29 lestrrat: 国際カンファレンスなんて嫌いだ。
12:29 kushii: !
12:32 kushii: 「お知らせしてください」 っておかしいかな
12:32 lestrrat: 広めてくださいもちょっと違和感あったんですよね
12:32 kushii: むずかしいですよね
12:32 lestrrat: 是非・・・紹介?
12:33 kushii: 紹介いいですね
12:33 lestrrat: 是非紹介してください。
12:33 lestrrat: でいいのかな
12:33 kushii: で。
12:39 lestrrat: できた
12:41 kushii: お知らせメール機能の時にあった、スパムフォルダにいっちゃう件は大丈夫でしょうか!
12:42 lestrrat: spfはもう大分前に設定したから大丈夫なんじゃないですかね
12:42 kushii: ++


パネルセッション登壇者声がけ、ワークショップ企画検討、ランチセッション企画検討


ここらへんは牧さん経由で登壇予定の方などに連絡。パネルセッションはメールベースで、モデレーターが決まったあとはおまかせした形。

ワークショップはPerl入学式という団体を運営されている@papixさんが「やってもいいっすよ!」的なかんじで受けてくれそうだったのでお会いして打ち合わせ。ワークショップは以前からやりたいと思っていたので大変ありがたい。打ち合わせでは場所や時間や人手なんかについて説明して、今後の告知などについて話す。で、こういった告知が出て開催となった。
Perl Entrance

ランチセッションはスポンサー向けメニューとして設定しているもので、ちょっと豪華なお弁当を食べながらスポンサーの話を聞いていってねというもの。最近の技術系カンファレンスだとよくあるやつ。提供するお弁当をどうしましょうかねという話で「技術系カンファレンスで最近よく話が出る会社さんあるから聞いてみようか」とスタッフの中で話がありごちクルという、様々な有名店のお弁当・ケータリング料理を届けてくれるサイトを手がけているスターフェスティバルさんに相談してみた。

ごちクルでは、予算に合わせて複数店舗のお弁当を指定時間に届けてくれるうえにゴミの回収までしてくれるというから数量や種類を決めて即決定。ランチセッション用だけでなく、スタッフ用と、一人ぼっち対策企画で持っていってもらうお弁当もご用意いただいたので数百個発注した。美味しかったお弁当がこちら。(高級だった)
DSC01689


過去スポンサー企業へメールで連絡→都度お邪魔して説明のスポンサー行脚(音声入り)


これはそのまま。スポンサー向け資料を添付してメールした。
先日送付させていただきました、YAPC::Asia 2013 のスポンサー企業向け
メニューの内容が確定いたしました。

つきましては、直接お伺いしご説明させていただくお時間を
頂戴いただければと思いますがご都合のよい日程をいくつか
いただけますと助かります。

※実際のお申込みは4月15日から先着順、締め切りは5月30日を予定しております


大体わかってるのでデータで資料送ってくれればそれでいい、といった
場合も対応させていただきますのでご検討くださいませ。


スポンサー行脚は自分と牧さんでまわっていて資料や会場の写真などを見ながらざっとYAPCについて、メニューについてを説明するもので「まるで漫才のようだ」と言われるお決まりのやつ。今年はコアスタッフの人達にも同行してもらい「来年から自分がやるつもりで聞いておいてね」という形にしてみた。聞いておいてねって言ったらiPhoneでこっそり録音してくれていたみたいなので興味がある奇特な方は聞いてみてください。とりあえずコレを聞くとYAPCについてわかっちゃうかと思います。(ボツになったネタの話なんかも出てますが内緒ですよ)音声はこれです


個人スポンサー企画検討


元はRubyKaigiで行っていたもので、2013で3回目となった企画。2013年4月のメモにはこのようにある。
一口1万円
・通しチケット
・公式Tシャツ
・スポンサーTシャツ
・スポンサー用のネックストラップ
・お守り、手ぬぐい、せんす
がもらえる。

会場でも何かしらの見せ方をしたい。例えばお祭りだと紙で 奉 壱万圓也 とか出てたり
タイムテーブルにL字で名前でたり。

渡すもののネタとしては
お守り(だるまの形)で後ろにYAPCって書いてある
ラリーのお面とか
だるまの徳利セット

お守りがよさそう。一行入魂って書くか。文言は検討。
お守りの中には「どうしても困った時にだけあけてください」と渡す時に伝えて中身は******
【個人スポンサーだった方だけの秘密】


手ぬぐいは参加者全員配布となり、センスはボツ、お守りは当初の通りとなった。中身は印刷した紙をお守り制作の業者さんに渡したのだけど、この業者さんとのやりとりはコアスタッフの太田さんが大活躍。納期の交渉や中に紙を入れてもらえるか、刺繍する文字に至るまですべてYESと言わせてしまうコミュ力(とあえてここでは言う)の高さを持っているのは本当に素晴らしい。イベント運営をする時は杓子定規な対応では乗り切れない場面も多くあるので柔軟な対応力が必要だなと改めて勉強になった。(最終的に刺繍してもらったのは一行入魂ではなく封蟲祈願に変更になった)

個人スポンサーの露出の仕方は公式サイトで特設ページを用意したのと、上記にあがっている「会場内での見せ方」を考えていた。(ちなみに公式サイトでの表示は一定時間おきにbatchをまわしてもらって追加してもらっていたが、開設当初はよく見られるので更新頻度を1分にして!ってお願いしたけどチケット販売側の制限があってそれは無理って言われたり細かく色々あったりした)

会場での見せ方は最初のメモにあるように「奉 壱万圓也」みたいな形でやりたくて、理由としては会場全体を神社のお祭りっぽい雰囲気にしたかったため。この部分は夏くらいまで寝かせてしまっていたのでコアスタッフの熊谷さんに一任してみた。やりたいことを伝えて、どう実現するか考えてもらい、それに対してOKかどうか言うという形。予算はあまりかけずにどう実現するかなかなか難しかったと思うけど最終的には「小さな提灯にスポンサー名を書いて受付近くに掲示。飾る方法は100均でワイヤーなどを買って手作り。提灯は最後に持って帰ってもらう」というもの。会場内に設置するプロジェクターで投影するという話も出たけれどイメージと違う、実現したいことと違う、とNGを出して考え直してもらい結果的にとてもよい形になったかなと思う。

こうなった。
IMG_6191.jpg

Tシャツのデザイン、発注


全部で4種類のデザインを用意した。
・公式Tシャツ(チケット購入者に無料で配られる)
・個人スポンサーTシャツ(個人スポンサー特典)
・スピーカーTシャツ(LT、パネルセッション以外の登壇者に配られる)
・スタッフTシャツ

このうち、公式Tシャツはピクシブさんにスポンサードをいただいた。このTシャツスポンサーは「指定ロゴ掲載だけでもいいしデザインしてもらってもOKですよ」としていて、デザインも含めやっていただけるとのことでおまかせした。こちらは枚数が決まるのがチケット発売終了後なので、Tシャツ作成でご協力いただいたClubTさんにはあらかじめ「何月何日までに確定します」とお知らせしたうえで進めた。公式TシャツはJPAとしてYAPC::Asia 2013の公式ロゴを提供し、デザインの確認だけはさせてもらった。いくつか案をいただいて、もう少しこうしたいとかこういう案はどうですか等で調整。JPAとして見ていたのはそこまでで、最終的にはデザイン作成をされているピクシブさんと、実際に制作されるClubTさんとで直接進めてもらった。

公式以外のTシャツについてはこちらもデザイン24℃のコバヤシさんに依頼。5月にデザインについてのMTGをして、個人スポンサーTシャツはいくつか案をもらうことに。そしてもらった案が以下。玉ねぎはPerl、恐竜はPerl5のモチーフなので絡めてもらっている。
・スピーカー夏祭りアイコン
・スタッフ夏祭りアイコン
・玉ねぎ in ダイナソー
・いまどきフラットアイコンダイナソー
・昨年LTソン Ver UP!
・イラスト風ダイナソー

で、結局
個人スポンサー 玉ねぎ in ダイナソー
スピーカーTシャツ 夏祭りアイコン
スタッフ Tシャツ 色違い
というところで決定。

個人スポンサ、スピーカー、スタッフのTシャツ制作にあたってはClubTさんに多大なるご協力をいただきかなりの割引をしていただきつつ、YAPCサポーター同等程度の媒体露出などをさせていただくバーターを快諾いただいた。個人スポンサーも公式Tシャツ同様にチケット発売終了後まで確定しないので結構ギリギリまで時間がかかってしまって、終盤けっこうタイトなスケジュールとなってしまった。

出来上がったのはこちら
yapc2013_tshirt

ちなみに今年は過去のYAPC::Asia 公式Tシャツの復刻版を発売するという企画をClubTさんのご厚意で実行できた。デザインデータを関係者から集めて準備し、売値は版元であるこちらが自由に決めてよいとのことだった。YAPC::AsiaのTシャツはすごく愛されているのでとにかく安く出してください、ということで利益無しの値段で出させていただいた。どのくらい売れたかはよく知らない。皆さん買ってください。
歴代 YAPC::Asia 公式Tシャツ 復刻版発売のお知らせ | YAPC::Asia Tokyo 2013
ClubT検索 - yapc



チケット発売開始


個人スポンサーには通常チケットも含まれるので同時に発売する必要があった。2012まではTシャツ有りなしを選べたけど2013ではTシャツスポンサーがついてくれたので全てTシャツ有り前提。(学生除く) Peatixでの発売準備をスタッフにしてもらい、文言や内容の確認。最終的にこの3つのイベントとして販売開始。
2日通し券
個人スポンサー
学生チケット(無料)

裏側ではlestrratさんがチケット販売状況を可視化していたりして運営スタッフは「告知をするたびに売れる」ということが実感出来ていたように思う。



スポンサー向けメニューの締め切り、全体調整


スポンサーの行脚をしまくったあとは申し込みの管理。どういった状況かわかるようにスプレッドシートで管理している。
sponcer


締め切った後は、枠が埋まっていない箇所を追加しませんか?とスポンサーへ連絡したり、細々と全体の調整を行う。制作物(パネルとかスライドとか)に必要な素材の依頼も行う。



ベストスピーカー賞の検討、確定


これは6月のコアスタッフ定例の時に案を出しつつ決めた。

こういうのがいいんじゃない?候補
 Mac PRO(前にやった)
 椅子(前にやった)
 MBA 13" フルスペック(前にやった)
 逆にVAIO
 AWSクーポン
 YAPC派遣(前にやった)
 ソロイベント
 Google Glass
 EnchantMoon
 YAPCスポンサープレミアムプランセット
 3Dプリンタ
 夢の5大ハードセット
 スクエア
 Perl6が動くハードウェア
 フルスペックMBA レーザー刻印入り YAPCモデル


最終的にこれで決まった

1位 YAPCに限らない国外技術カンファレンスへ派遣
2位 国内の技術カンファレンスに派遣
3位 カンファレンスへの参加チケット費用を負担

経緯の詳細は内容の発表時に書いているのでどうぞ。
YAPC::Asia 2013 ベストトーク賞の賞品決定!&トーク申し込みは本日締切! | YAPC::Asia Tokyo 2013


関連イベントリストページの作成


後夜祭やハッカソンなど、関連するイベントの告知エリアを公式で作りましょうということでlestrratさんが作ってくれた。これに関しては特に何もしていない。
Events - YAPC::Asia Tokyo 2013



ボランティアスタッフキックオフ飲み会


幹事は熊谷さんにまるっとおまかせし、基本的にはただの飲み会。顔合わせ的なニュアンスが強いのでここは特に頑張らない。が、いちおう初めて参加するって人もいるので紙芝居的にスライドを用意して雰囲気を伝える。こういうかんじ。
20130717200529
photo by もんもん

使ったスライドはこれ。




遠方からの参加者支援制度


こちらはYAPCスポンサーであるスカイアークさんの協力により実現しており、今年で三回目となる企画。スカイアークさんは北海道の企業ということや、私が北海道出身というだけで社長の小林さんは何かとよくしてくれておりまして、YAPCに多大なる援助をしていただいております。多謝。
2013はギリギリまでスポンサーの名乗りをあげてもらえなくて「いつ時間ありますか!」と押しかけた格好となったけど、結果的に今年はトートバッグや椅子ポンサーなどをやっていただけることに。「というわけで今年も遠方からのやつお願いしますねー!」と言い逃げしたら後で「いいですよ」と快諾いただけて感謝。いつも無理言ってすいません。

どういうものかはこちらを。簡単にいうと、東京にくる旅費を負担してあげるよーっていう素晴らしいものです。
YAPC::Asia 2013 「遠方からの参加者支援制度」申し込み者募集のお知らせ | YAPC::Asia Tokyo 2013

これでやるのは
・応募フォームの作成
・応募者の選定(と言っても毎年全員通過、スカイアークさんマジ太っ腹)
・応募者との連絡(一番安い経路にしてね、チケットは自腹だよ、領収書は絶対もらってね等)
といったこと。YAPC期間中に応募者と会うのが結構難しい。

スカイアークさんのレポートエントリはこちら。
YAPC::Asia Tokyo 2013に参加してきました! - スポンサード&ノベルティ編 - エンジニアブログ - スカイアーク



ぼっち対策企画


これは2012もやったので2013もやりましょうというもの。内容としては、こちらで4人1組のチームを作るのでそのメンバーでランチに行ってねというもの。チーム決めは1日目と2日目の午前中に受付で「当たればお弁当をあげますよ」と言ってクジを配布するという形式。実際お昼になると結構人が来てくれたしエゴサーチしていると評判もよいみたいなのでこれは色々なイベントでやったらいいと思う。
お昼どきは前述のランチセッション企画とかぶるかな?と心配していたけど、あっちはあっちで静かにイベントを楽しみたい人に対して効果的だったし、ぼっち対策企画はイベントきたけど参加したいし楽しみたいという層にささったみたいでとてもよかった。

「はい、右から1番のチーム、順に並んでチームになってくださーい。お弁当あたったチームを今から発表しますから代表者の方は取りに来てくださいねー」の図
DSC01712



イベント成功祈願


個人スポンサーの特典を紹介します、というていでお守りに気合を注入しているというネタ。イベント成功祈願は本当は神社でちゃんとやりたかったんだけど「やるなら個人スポンサー特典のお守りを祈祷してもらおうよ」という話になって、やってもらえるところをスタッフ総出で探してみたけれど神社のスタンスとしては「持ち込まれたお守りを祈祷することはしていません」ということだった。当たり前か。

なので、イベント成功祈願は結果的に諦めて「お守りに巫女さんっぽい人が何かしらのパワー的なものを注入しているような気がしますね」というとてもふんわりしたエントリを書いた。祈祷してもらった、だと嘘になっちゃうのでね。公開したエントリはこちら
YAPC::Asia 2013 個人スポンサー特典を紹介します | YAPC::Asia Tokyo 2013

巫女さんの衣装を買って、お守り全部に注入しているように机に並べて(現代的なものが見えないようにケーブルとか全部隠した)、謎の巫女っぽい設定ということにしたかったので顔がわからないように何カットも撮った。なかなか大変だった。撮影&監督は俺。

もう半年経ったのでネタバレしてもいいと思うけど、巫女さんは爆弾娘こと太田さんでした。おつかれさんでした。(って皆わかってたかw)
Miko


リマインド各種


参加者へのアナウンス、スポンサーへの連絡など、イベントが近づいてくると地味にやることが多い。というか、「いつだっけ?」とか「何持っていけばいいんだっけ?」とか言う人が結構多いのでTwitteryapc lang:ja とか #yapcasia とかでひたすらエゴサーチしまくっておいて、参加するっぽい人とかスピーカーとかの意見はひたすら細かく拾って、直接回答することもあるしわかりにくそうな部分はブログでアナウンスをしたりイベントのβ登録システムに登録している人向けにはメールで伝えたり、そういったことをやる。

こういうのとか。
YAPC::Asia 2013 開場時間、会場への行き方 | YAPC::Asia Tokyo 2013


スタッフが知っておくべき注意事項、スタッフ配置などを印刷


あらかじめまとめておいてプリントアウトして、スタッフが集まったタイミングでおこなうブリーフィングで配布。誰がどこ担当かはMLなどでスタッフに周知しておく。(自分が抜けると人いないからドタキャンや遅刻をしないようにしようみたいな気持ちになってもらう効果を期待)

スタッフにやってほしいこと、注意事項をまとめたもの
yapc_staff2


配置、当日のスタッフタイムテーブルざっくりが書いてある
yapc_staff



ブリーフィングはこんなかんじで連絡事項なども一緒に朝やる
DSC02956


送付物、持っていくもの、スポンサー参加者など、リストにして細かくチェック


超当たり前だけど、当たり前を1つずつやっていくことがケアレスミスってことで。

持ち物リストは、どこから誰が何を持っていくかをチェックできるようにしておく
yapc_list3



送付されてくるもののリスト、当日はかなり大量の荷物になるので1つずつチェック
yapc_list1


このダンボールの山を仕分けるには送付されてくるものリストが必須
IMG_6142.jpg

受付で使うチートシートも準備、スポンサー参加者は事前に収集しておいて(企業名、来場者名が書いてある200名のリスト)受付担当が並列で対応出来るように同じセットを複数用意。
yapc_list2




イベント当日


朝から晩までありとあらゆるトラブルが起こるので基本的にはそれの対応。こちらに大体書いておいたのでご覧ください。
エンジニア1000人が参加したYAPC::Asia 2013の企画の話と #yapcasia 運営事務局長を4回やった振り返り : 941::blog

あ、オープニングトークとLTのMCなんかもちょいちょいやりましたねそういえば。


イベント後、参加者の感想まとめ


「ブログを書くまでがYAPCです!」と運営側は何度もイベント中に言うようにしているので、最後の仕上げがこの感想まとめ。まず、属性とURLを入力出来るフォームを用意して準備&告知。

こんなかんじで入力される。皆きっちり投稿してくれてとても素晴らしい参加者です。
yapc_blog0


ブログに投稿するために、シートを分けてタグを作れるようにしておいた。本当はプログラム書いてどやこやすればいいかも知れないけど自分書けないんですいません…。固定のタグの部分と入力する部分をわけて最後は文字列操作するCONCATENATEってやつでやってる。
yapc_blog


で、こういったエントリを様子を見ながら都度更新。イベント後の数日間はけっこう盛り上がってるので数時間おきに更新したりする。手で頑張った力作がこちらになります。
YAPC::Asia 2013 感想エントリまとめ(更新終了) | YAPC::Asia Tokyo 2013

イベント後、動画の編集


個人的には2013で一番大変だった作業がこれ。メインホールを含めて計3つの会場で撮影した動画の編集とアップロードは本当に時間がかかった。
カメラからデータ吸出し、トークごとにトリミング、アップロード、と書き出してみるとシンプルだけど途中で縦横比が違っていることに気付いてやり直し、出力形式がおかしくてやり直し、とまるっと3回くらい同じ作業をしたのでかなり大変だった。結果的に2週間ほどずっとやっていた。

できあがった動画たちはこちら。
yapcasia - YouTube


謝辞


というわけで、以上で「運営事務局長として行った全てのこと」おしまいです。実際はもっと細かいやりとりが多いけれど書くほどでもないので割愛。こう見ると結構沢山やってるなーというか、このエントリのプレビューをしたらスクロールバーの大きさがすごいことになっていたのが驚き。スマホで見たらページ何分割されるんだろう…。

運営を一緒にやった牧さんもYAPC運営とビジネスというエントリで触れているけれど、YAPC::Asiaというイベントは「世の中のいろんな人のために存在しているもので、かなりの部分がコミュニティの善意の上になりたって」います。1000人が参加したイベントともなると関わってくれた人は物凄く多くて、直接的・間接的に関わってくれた人は100人を余裕で超すと思う。ボランティアスタッフ、JPA関係各位、スポンサー各社(とくにご担当の方たち)、スピーカー、そして参加者のみなさん、本当にありがとうございました。企画段階からを含めると半年とか人によってはほぼ1年つきっきりのイベントでした。お疲れさまでした。ありがとうございました。

設営がひと通り済んだあとのスタッフ軽めお疲れ会で飲んだビールは最高だった
IMG_6172.jpg


祭りを生み出すパワーは膨大で時に疲れちゃうこともあるんだけど、このYAPC::Asiaという祭りで培われたものはインターネットの一部またはそのものを作り出し、最終的には自分たちの手元にまた帰って来る。なに言ってるかわからないと思いますがそういうものなんです。

YAPCに関わってから色々な人の笑顔を見たし、たくさん悩んだし、本当に色々ありましたが最後は本当に純粋な感謝の気持ちでいつもイベントを終わっている不思議な魅力があるYAPC::Asiaでした。最後にコアスタッフで頑張ってくれた皆と牧さんのエントリを紹介して終わりにします。

YAPC::Asia Tokyo 2013 コアスタッフとしての8ヶ月間を振り返って - こんにちはこんにちはmonmonです!
YAPC::Asia Tokyo 2013にコアスタッフとして参加しました : とりいぶろぐ
YAPC::Asia Tokyo 2013にスタッフとして参加してきた
YAPCの世代交代を見た:2人のリーダーが決断した賢い世代交代 - @IT

YAPC::Asia Tokyo 2013: 今年のこれまでの道のりとクロージング : D-7 <altijd in beweging>